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Il compito principale dell’ufficio stampa è produrre informazione attraverso la gestione integrata della comunicazione.

Dalla stampa (quotidiani, settimanali, mensili, periodici), alle emittenti radiofoniche e televisive, dalle agenzie di stampa, ai siti internet e portali di informazione, tutto ciò che fa informazione viene utilizzato in maniera sinergica per il raggiungimento dell’obiettivo.

Cos’è un Ufficio Stampa?

Journalists attending the press conference

Journalists attending the press conference

Che sia di un’azienda, di un Ente pubblico o di una Personalità coordina, gestisce e diffonde le informazioni all’interno ed all’esterno dell’azienda stessa.

In sintesi, raccoglie e “ottimizza” le notizie provenienti dagli organi aziendali trasmettendole ai mass media per raggiungere gruppi di consumatori/clienti/spettatori.

La comunicazione del Press Office è dunque una “comunicazione pensata”, che consente di mettere in luce e di enfatizzare i diversi aspetti del mondo aziendale di cui si occupa. Per far questo bisogna innanzitutto scegliere bene cosa deve essere comunicato, come deve essere preparato il materiale e, soprattutto, a chi deve essere indirizzato.

Segmentare i messaggi, pensare al pubblico al quale ci si rivolge, intuire il tono da utilizzare e il grado di interesse della nostra notizia sono le caratteristiche distintive di un “buon” ufficio stampa.

Gli enti pubblici, quasi sempre, dispongono di una struttura interna, nel quale possono essere impegnate diverse figure come il capo ufficio stampa, i collaboratori e il portavoce.

Le imprese private invece possono scegliere se dotarsi internamente di un ufficio stampa o affidarsi a un pool di esperti in comunicazione che si occupino dell’immagine aziendale. Solitamente la seconda scelta è più sicura e meno onerosa per le imprese.

I compiti dei giornalisti che lavorano per voi. Innanzitutto progettare il piano comunicazione, redigere i comunicati, organizzare le conferenze, aggiornare il blog e il sito aziendale, occuparsi della rassegna stampa e mantenere i contatti con i media e i clienti.

Quest’ultima è l’attività più delicata e importante che un addetto stampa debba svolgere. Il web è senz’altro per l’U.S. odierno uno degli strumenti fondamentali, sfruttare Internet e le sue potenzialità è indispensabile per avere immediata visibilità in quanto esso funge da cassa di risonanza per la divulgazione delle notizie. L’archivio costituisce invece il capitale dell’ufficio, per riuscire a garantire interventi veloci ma soprattutto tempestivi; è composto da rassegne stampa, materiale di documentazione economica dell’azienda e del settore, note bibliografiche e i dossier dei lavori precedenti.
Gli obiettivi? Avere feedback positivi e contribuire alla costruzione della brand reputation. Solo un pool di esperti della comunicazione può collaborare con l’azienda per mirare a questo obiettivo.

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